Làm việc trực tuyến tại nhà (online) giờ đây đã trở nên phổ biến ở rất nhiều doanh nghiệp và tổ chức. Đây là một giải pháp nhằm cắt giảm thời gian, chi phí đáng kể cho việc đi lại hay tổ chức một buổi họp trực tiếp. Tuy nhiên, khi làm việc trực tuyến, đội ngũ quản lý sẽ theo dõi công việc của nhân viên như thế nào. Sau đây là một vài gợi ý của Thuvienmuasam.com cho các nhà lãnh đạo có cách quản lý hệ thống làm việc trực tuyến trong đơn vị mình một cách hiệu quả.
Làm việc trực tuyến là làm việc như thế nào?
Trong thời đại internet tốc độ cao, thuật ngữ làm việc trực tuyến (online) rất thông dụng. Hoạt động này dành cho những người có mong muốn hoặc yêu cầu làm việc online tại nhà hoặc bất cứ địa điểm nào thuận tiện.
Để trao đổi công việc được dễ dàng mà không cần phải “face-to-face” (trực tiếp nói chuyện), họ thường sử dụng các ứng dụng trò chuyện đa chức năng như: Nhắn tin (Chat), gọi điện thoại video call, livestream,…
Các nhà quản lý doanh nghiệp cũng sử dụng các phần mềm quản lý làm việc trực tuyến như: Skype, Telegram, Facebook Messenger, Zalo,… để vừa có thể giao việc cho nhân viên vừa theo dõi, trao đổi tiến độ công việc một cách dễ dàng.
Cách quản lý hệ thống làm việc trực tuyến là tuỳ theo mỗi doanh nghiệp. Họ có thể phát triển một hệ thống làm việc trực tuyến riêng hoặc vẫn sử dụng các ứng dụng miễn phí.
Một số giải pháp làm việc trực tuyến phổ biến
Hiện nay, các phần mềm làm việc trực tuyến hay thiết bị hỗ trợ làm việc trực tuyến khá đa dạng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp. Dưới đây là một số giải pháp làm việc online được đông đảo doanh nghiệp lựa chọn.
Làm việc online qua Skype
Skype và Skype for Business là phần mềm chia sẻ trực tuyến do Microsoft cung cấp, hiện nay Skype đang sử dụng phổ biến để dạy học, đào tạo từ xa, phỏng vấn hay họp online.
Với các bước cài đặt đơn giản hoàn toàn miễn phí, tính năng chat webcam của Skype rất ổn định với chất lượng hình ảnh, âm thanh cao. Nên chiếm được cảm tình của đại đa số người dùng.
Một trong những tính năng quan trọng của Skype phục vụ các cuộc họp trực tuyến, đó chính là chat voice theo nhóm. Trong cùng một thời điểm, bạn có thể trò chuyện, trao đổi công việc với nhiều người tại các địa điểm bất kỳ mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
Làm việc online qua Skype phù hợp với các team (nhóm) nhỏ, hoặc các lớp học trực tuyến gồm thầy giáo và các bạn học viên.
Họp trực tuyến
Tuy nhiên, đối với một cuộc họp lớn, mỗi bên có số lượng lớn người tham gia, các thông tin cần chia sẻ nhiều và phức tạp, Skype sẽ bị hạn chế về tính năng.
Do đó, giải pháp họp trực tuyến với thiết bị hội nghị truyền hình chất lượng sẽ là công cụ tốt nhất để hỗ trợ thêm cho ứng dụng Skype trong các cuộc họp trong doanh nghiệp.
Vậy giải pháp này bao gồm các thiết bị gì mà lại hiệu quả đến như vậy?
Vậy thiết bị họp trực tuyến có những gì?
Vì phục vụ những cuộc họp mang tính chất quan trọng, cần bảo mật cao nên họp trực tuyến sẽ diễn ra trong các phòng họp có lắp đặt sẵn thiết bị họp trực tuyến. Một phòng họp trực tuyến sẽ bao gồm:
-
Bộ thiết bị họp trực tuyến: Camera, microphone, điều khiển từ xa, bộ nguồn, dây cáp, thiết bị đa điểm MCU,…
-
Màn hình hiển thị có thể là ti vi, máy chiếu… có kích thước lớn để tất cả thành viên trong cuộc họp đều có thể theo dõi được thông tin chia sẻ.
-
Một số thiết bị hỗ trợ khác tương tự như một phòng hợp thông thường trong công ty như: Loa, bộ đàm, công cụ lưu trữ, bảng viết, bút dạ,…
-
Đường truyền internet tốc độ cao.
-
Phần mềm hỗ trợ hội nghị trực tuyến: Skype for Business, Zoom Cloud Meeting, Google Hangout Meet, Lifesize,…
Ưu điểm của thiết bị họp trực tuyến
Thiết bị họp trực tuyến ra đời nhằm xoá bỏ hoàn toàn khoảng cách địa lý, những cuộc họp trực tuyến sẽ kết nối được số lượng lớn thành viên tham gia nhờ thiết bị hỗ trợ có kích thước nhỏ gọn.
-
Phòng họp trực tuyến góp phần tiết kiệm chi phí đi lại, ăn ở cho nhiều công ty.
-
Cuộc họp trực tuyến tốn ít thời gian, và diễn ra nhanh chóng hơn so với các cuộc họp thông thường.
-
Người tham gia cuộc họp chủ động kết nối, xử lý vấn đề đơn giản thông qua màn hình hiển thị.
Phân loại giải pháp họp trực tuyến đa điểm
Hiện nay, để tiện cho việc trao đổi thông tin ở khoảng cách xa, thiết bị họp trực tuyến rất được quan tâm. Nhưng, tuỳ vào điều kiện của từng doanh nghiệp mà việc đầu tư các giải pháp họp trực tuyến sẽ khác nhau. Trong đó có 3 giải pháp quan trọng là:
-
Giải pháp họp trực tuyến bằng phần mềm miễn phí.
-
Giải pháp họp trực tuyến bằng phần cứng.
-
Giải pháp đa điểm MCU.
Giải pháp họp trực tuyến bằng phần mềm miễn phí
Cách họp online này chỉ cần lắp đặt một phòng họp trực tuyến có không gian lớn tại trụ sở chính của doanh nghiệp.
Thiết bị họp trực tuyến sẽ xuất hình ảnh của các địa điểm chi nhánh lên màn hình hiển thị rõ nét, để dễ theo dõi cuộc họp giữa các bên liên quan.
Còn các điểm chi nhánh chỉ cần kết nối với máy chủ thông qua các phần mềm họp trực tuyến được cài đặt sẵn trên laptop, điện thoại như: Skype for Business, Zoom Cloud Meeting, Google Hangout Meet,…
Với giải pháp này, chi phí lắp đặt rẻ, kết nối mọi lúc mọi nơi bằng thiết bị di động. Nhưng giới hạn số lượng tham gia cuộc họp tại các điểm nhánh.
Giải pháp họp trực tuyến bằng phần cứng
Tất cả các điểm chính và điểm nhánh đều được trang bị thiết bị họp trực tuyến. Tại điểm chính, công ty sẽ lắp đặt thiết bị đa điểm, còn ở chi nhánh thì lắp đặt thiết bị đơn điểm.
Đối với giải pháp này cũng cần đường truyền internet yêu cầu tốc độ cao, tối thiểu là 1MB.
Giải pháp đa điểm MCU
Đây là giải pháp đáp ứng yêu cầu họp trực tuyến của những doanh nghiệp có nhân sự đông, hệ thống chi nhánh lớn.
Cổng MCU (Multipoint Control Unit) là thiết bị trung tâm lặp đặt ở điểm chính, làm nhiệm vụ nhận hình ảnh từ các điểm nhánh và chuyển lại cho các điểm nhánh khác. Do đó, mỗi điểm nhánh chỉ cần truyền tải hình ảnh đi 1 lần duy nhất.
MCU hoạt động rất nhiều và liên tục trong các cuộc họp trực tuyến nên đường truyền internet phải cực tốt và nhanh nhạy mới đáp ứng được.
Các thiết bị họp trực tuyến thông dụng
Vì là mặt hàng đặc trưng nên thiết bị họp trực tuyến có khá ít thương hiệu cung cấp. Dưới đây là một số sản phẩm được đánh giá cao trên thị trường và có giá thành hợp lý.
1. Webcam Logitech
Webcam Logitech là sản phẩm của thương hiệu Logitech - Tập đoàn của Thuỵ Sỹ nổi tiếng với các thiết bị công nghệ chất lượng như bàn phím, webcam, microphone,…
Khi tiến hành cuộc họp trực tuyến, bạn có thể sử dụng webcam để kết nối. Điểm nổi bật của Webcam Logitech là kích thước nhỏ gọn, di động, cho âm thanh sống động, chất lượng hình ảnh tốt.
Hướng dẫn sử dụng Webcam Logitech
Muốn sử dụng Webcam Logitech, bạn cần thực hiện các bước như sau:
-
Cài đặt webcam trên máy tính thông qua phần mềm riêng.
-
Sau đó, kết nối webcam với máy tính qua cổng USB.
-
Để họp trực tuyến qua webcam, bạn chỉ cần sử dụng phần mềm như Skype, Zoom,… để gọi sau khi cài đặt xong.
2. Logitech Connect
Cũng là một thiết bị có thiết kế nhỏ gọn sử dụng trong phòng họp trực tuyến nhưng hiện đại và đa năng hơn, Logitech Connect thiết kế tất cả trong một di động, tối ưu các cuôc họp trực tuyến với trải nghiệm hình ảnh full HD, âm thanh 360 độ sống động đã được loại bỏ tạp âm lẫn tiếng vọng.
Tính năng nổi bật của Logitech Connect:
-
Với trường ngắm 90 độ, lấy nét tự động, Logitech Connect xuất hình ảnh chất lượng, video HD 1080p.
-
Khả năng kết nối không dây qua Blutooth, không lo vướng víu dây cáp trong phòng họp.
-
Công nghệ khử tiếng ồn và tiếng vọng, đảm bảo âm thanh trong cuộc gọi rất tự nhiên và chân thực.
-
Thiết kế thông minh, đa năng, di dộng.
Báo giá hệ thống làm việc trực tuyến như thế nào?
Hệ thống làm việc trực tuyến có giá thành khác nhau tuỳ thuộc vào tính năng của từng sản phẩm. Để theo dõi kỹ hơn về giá thiết bị làm việc trực tuyến, bạn có thể tham khảo các trang web như: Lazada, Tiki, Shopee,…
Hoặc truy cập vào link này để đặt hàng online nhé!
Trên đây là toàn bộ những cách kiểm soát và những thiết bị làm việc trực tuyến được Thuvienmuasam.com tổng hợp và gửi đến bạn đọc. Hãy thường xuyên ghé thăm qua Thuvienmuasam.com để cập nhập những thông tin thú vị nhé!
Chúc các bạn mua sắm vui vẻ!!