Tổng chi phí dành cho việc in ấn văn kiện, giấy tờ của các doanh nghiệp hàng năm rất lớn. Do đó, mỗi văn phòng dù lớn hoặc nhỏ đều cần ít nhất một chiếc máy in, máy photo để phục vụ công việc. Vậy, nên mua hay thêu máy photocopy văn phòng? Giải pháp nào là tối ưu nhất? Mời bạn tiếp tục theo dõi các thông tin sau để tìm ra đáp án cho bài toán kinh tế này nhé!
Máy photocopy là gì?
Máy photocopy là một thiết bị giúp con người sao chép văn kiện, giấy tờ một cách nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả. Đây được xem là thiết bị không thiểu thiếu tại các văn phòng. Với sự phát triển của ngành khoa học công nghệ, máy được thiết lập thêm nhiều tính năng:
- Sao chép giấy tờ, văn kiện
- In ấn
- Fax
- Binding
- Scan
Máy photocopy văn phòng
Trường hợp mua máy photocopy văn phòng
Máy photocopy là một trong những vật dụng văn phòng quang trọng. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu photo tài liệu thường xuyên và lâu dài. Tốt nhất, bạn nên “tậu ngay” chiếc máy photocopy văn phòng. Điều này, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mà còn giúp nhân viên tiết kiệm thời gian đi in và gia tăng hiệu quả công việc.
Hiện nay, việc mua một chiếc máy photocopy không hề khó. Vì trên thị trường có rất nhiều cửa hàng cung cấp thiết bị này với nhiều mức giá khác nhau. Tuy nhiên, để chọn được chiếc máy chất lượng, tuổi thọ trung bình cao và phù hợp với nhu cầu sử dụng không phải là điều dễ dàng. Dưới đây là một số lưu ý khi chọn mua máy photocopy văn phòng, bạn nên biết:
- Chọn máy photo màu hay photo trắng đen: Chỉ cần nghe tên gọi là bạn sẽ biết chức năng chính của 2 loại máy này. Máy photo màu cho phép bạn photo các loại giấy tờ, có họa tiết, biểu đồ với màu sắc sống động. Tuy nhiên, loại máy này có kinh phí “nhỉnh” hơn máy photo trắng đen rất nhiều. Chưa kể, mực có màu sắc cũng có chi phí rất cao. Chính vì vậy, trước khi mua máy, bạn nên xem xét nhu cầu sử dụng của mình công việc của mình là gì mới tiến hành quyết định. Nếu bạn cần mua máy để phục vụ in giấy tờ, văn kiện thông thường, thì nên chọn mua máy trắng đen.
- Chức năng của máy: Hiện nay, các loại máy in đều được tích hợp “combo chức năng”: in ấn, photo, scan, fax… Tuy nhiên, chọn máy nhiều chức năng chưa chắc bạn đã dùng hết. Ngược lại, chúng còn khiến bạn gặp nhiều khó khăn khi điều khiển. Thông thường, chiếc máy có 4 chức năng: in ấn, photo, scan và fax là hoàn hảo.
Có nên mua máy photocopy?
- “Chọn máy càng to càng tốt?”: Máy photocopy văn phòng có kích cỡ lớn sẽ có tốc độ hoạt động nhanh hơn. Tuy nhiên, khi sử dụng liên tục máy sẽ phát ra tiếng ồn khá khó chịu. Do đó, tùy vào mật độ sử dụng mà bạn chọn loại máy lớn hoặc nhỏ. Với các văn phòng vừa và nhỏ, nên chọn máy có khả năng in 30 bản/ phút. Đối với các văn phòng lớn, trên 10 nhân viên thì chọn máy có tốc độ trên 50 bản in/ phút.
- Chọn máy có chức năng kết nối wifi: Nếu là trước đây, khi cần sử dụng máy photo, bạn phải mang cả chiếc laptop đến gần máy in, cấm dây kết nối mới có thể sử dụng. Bây giờ, hầu hết các máy photocopy văn phòng đều được thiết lập kết nối wifi. Lúc này, bạn chỉ cần nhập đúng IP và cài đặt máy in trên laptop dù bạn đang ở khu vực nào trong văn phòng đều có thể sử dụng máy in. Ví dụ: Bạn đang ngồi ở lầu 2, máy photo ở lầu 1. Bạn chỉ cần thao tác in văn bản trên laptop, tự động máy photo sẽ cho ra bản giấy mà không cần dây kết nối. Điều này, không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn giúp tăng hiệu xuất công việc rất nhiều.
- Chi phí mua: Sau khi xác định được nhu cầu mua, bạn nên cho ra một khoản chi phí nhất định. Vì khi đi mua, bạn sẽ được nhân viên của cửa hàng tư vấn rất nhiều dòng máy. Điều này sẽ làm cho bạn hoang mang và rối trí khi lựa chọn. Nếu đã ước chừng chi phí và nhu cầu, sẽ giúp bạn chọn máy nhanh hơn.
- Lựa chọn cửa hàng: “chọn mặt gửi vàng” là một trong những yếu tố quan trọng khi mua máy photocopy văn phòng. Thông thường, những của hàng có tên tuổi, thương hiệu lớn sẽ cung cấp dòng máy chính hãng, chất lượng.
Lựa chọn dịch vụ thuê máy photocopy
Thuê máy photocopy văn phòng chính là giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc không có nhiều kinh phí đầu tư. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê các loại thiết bị, văn phòng phẩm với chi phí rất ưu đãi. Bạn chỉ cần bỏ ra khoảng tiền nhỉ hàng tháng là có thể sử dụng chiếc máy photocopy chính hãng.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy
- Tiết kiệm chi phí:* Đồng ý rằng: “việc đầu tư mua một chiếc máy photo đem đến lợi ích lâu dài là bạn sở hữu chiếc máy đó mãi mãi”. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề như: máy hết mực, máy bị hỏng… Lúc này, bạn phải bỏ ra một khoảng chi phí không nhỏ để khôi phục máy. Bên cạnh đó, bạn còn phải tốn thêm chi phí bảo trì, bảo dưỡng hàng năm theo định kỳ.
Lựa chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy?
Trường hợp, nếu bạn không có quá nhiều chi phí, mà vẫn muốn sử dụng chiếc máy “sang xịn”, thì giải pháp tối ưu là “đi thuê”. Thuê máy không chỉ giúp bạn tiết kiệm một khoản lớn chi phí đầu tư. Trong quá trình sử dụng, bạn còn nhận được rất nhiều ưu đãi từ đơn vị cho thuê như: thay mực miễn phí, ưu đãi sửa chữa, vệ sinh máy…
- Được sử dụng thiết bị mới, tiên tiến: Lợi ích khi đi thuê máy là bạn có thể liên tục thay đổi thiết bị in phụ thuộc vào nhu cầu và công xuất sử dụng. Tại một số đơn vị cho thuê còn cam kết “khách hàng được sở hữu các dòng máy chính hãng, chất lượng và tiên tiến”. Đây là điều rất khó thực hiện nếu bạn mua máy.
- Dịch vụ bảo trì, sửa chữa và thay đổi linh kiện: Một trong những lợi ích khi đi thuê máy được doanh nghiệp đánh giá cao là “miễn phí bảo trì, sửa chữa và thay đổi linh kiện”. Nếu trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp của bạn gặp bất kỳ trục trặc nào liên quan đến máy photocopy văn phòng, nhân viên kỹ thuật của bên đơn vị cho thuê sẽ đến tận nơi để kiểm tra và sửa chữa hoàn toàn miễn phí.
Thuê máy photocopy được miễn chi phí sửa chữa, bảo trì
Một số lưu ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy:
Cũng giống như việc mua máy photocopy, bạn cần phải xác định một số câu hỏi trước khi đăng ký thuê:
- Nhu cầu in ấn của doanh nghiệp bạn là bao nhiêu bản/ tháng?
- Bạn cần máy có tốc độ in - photo là bao nhiêu? Tốc độ photo, in ấn được tính bằng số bản/ 1 phút. Ví dụ: 30ppm có nghĩa là 30 bản/ 1 phút.
- Cần máy photocopy có bao nhiêu chức năng?
- Công việc có cần photocopy 2 mặt tự động?
Sau khi trả lời đưa câu trả lời cho bên dịch vụ cho thuê, họ sẽ đề xuất các dòng máy phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn thấy phù hợp, bạn có thể đăng ký thuê. Chi phí phụ thuộc vào dòng máy, thời gian thuê và chương trình ưu đãi của bên cho thuê.
Trên đây là một số gợi ý về việc “nên thuê hay mua máy photocopy văn phòng”. Với các thông tin được chia sẻ ở trên, chúng tôi hy vọng sẽ góp phần mang đến những kiến thức bổ ích về việc chọn mua hoặc chọn thuê thiết bị văn phòng. Cũng như, đưa ra các vấn đề nhằm giúp bạn có thêm cơ sở chọn lựa sản phẩm, dịch vụ phù hợp nhất.
Chúc bạn tìm được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp!
Tìm nhanh: