Máy hủy tài liệu là thiết bị văn phòng quan trọng đối với các cơ quan, doanh nghiệp lớn. Đặc biệt là các tổ chức cần độ bảo mật cao về các thông tin, tư liệu. Vậy loại máy này hoạt động như thế nào, có những công dụng gì và có nên mua thiết bị này hay không? Xin mời quý bạn đọc cùng “theo chân” bài viết để tìm ra lời giải đáp cho các vấn đề này nhé!
1. Máy hủy tài liệu là gì?
Máy hủy tài liệu là thiết bị văn phòng hữu ích, với nhiệm vụ cắt hủy các loại giấy tờ, văn kiện. Thiết bị được trang bị hệ thống lưỡi dao sắt bén, có khả năng cắt mọi loại tài liệu. Sau khi bị cắt, các loại tài liệu sẽ biến thành những sợi dài hoặc vụn nhỏ, nhằm tránh tình trạng “đọc trộm tài liệu”. Đây là thiết bị “ưu việt” dành cho các cơ quan, tổ chức cần độ bảo mật thông tin cao.
Máy hủy tài liệu là thiết bị văn phòng chuyên dùng để cắt hủy giấy
2. Cách phân loại máy hủy tài liệu
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều cửa hàng cung cấp máy hủy tài liệu. Trong đó, chúng ta có thể phân biệt được 2 loại máy chính dựa vào cách hoạt động:
a. Máy hủy giấy bằng tay
Đây là loại thiết bị truyền thống, đòi hỏi người dùng phải sử dụng lực tay để quay cần gạt trên nắp máy. Hoạt động này sẽ giúp máy tạo lực để đẩy giấy vào hệ thống cắt. Cũng như, giúp giấy được cuộn xuống và được cắt thành các sợi nhỏ. Vì đây là thiết bị truyền thống, nên cấu tạo và cách vận hành cũng khá phức tạp. Đồng thời, máy có hiệu quả hoạt động không cao, nên rất ít được sử dụng.
b. Máy hủy tự động
Với loại máy này, người dùng chỉ cần bật nguồn điện. Sau đó, cho giấy vào cửa đặt giấy của máy. Lúc này, máy sẽ tự cuốn giấy xuống và tự cắt thành các mảnh vụn như mong muốn. Máy hủy tài liệu tự động có rất nhiều loại và được phân chia chủ yếu dựa vào công suất hoạt động và kiểu hủy giấy.
- Dựa theo kiểu hủy giấy: có 3 loại máy chính là máy hủy vụn (tức là cắt giấy thành các mảnh vụn nhỏ), máy hủy sợi (cắt tài liệu thành các sợi dài) và máy hủy siêu vụn (cắt giấy thành các mảnh vụn siêu nhỏ). Trong 3 loại máy trên, máy hủy tài liệu siêu vụn được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và sử dụng. Bởi máy có khả năng hủy mọi loại giấy tờ thành các mảnh vụn siêu nhỏ, khó sắp xếp nên độ bảo mật rất cao.
Máy hủy giấy thành những vụn nhỏ
- Dựa theo công suất hoạt động: có 2 loại máy hủy tài liệu chính là máy hủy mini (với công suất hoạt động nhỏ, mỗi lần chỉ hủy được sắp giấy nhỏ) và máy hủy giấy công nghiệp (công xuất hoạt động lớn, có khả năng hủy tài liệu liên tục 24/24 giờ). Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô vừa và nhỏ, bạn nên sử dụng máy hủy giấy mini. Vì máy có chi phí tốt và có công xuất vừa phải, phù hợp hủy mọi loại tài liệu theo yêu cầu.
3. Một số ưu điểm nổi bật của máy hủy tài liệu
Để trả lời câu hỏi “có nên mua máy hủy tài liệu”, xin mời quý bạn đọc cùng theo dõi tiếp các thông tin về lợi ích khi sử dụng máy:
a. Bảo mật thông tin
Bảo mật thông tin là ưu điểm số 1 của máy hủy tài liệu. Trong quá trình làm việc và in ấn, sẽ không tránh khỏi một số sai sót. Khi sự cố in sai tài liệu xảy ra, việc đầu tiên bạn làm thường là vò chúng thành “một cục” và “ném” vào sọt rác. Tuy nhiên, với một số tài liệu cơ mật như báo cáo tài chính hoặc báo giá thầu, thì cách làm này vô cùng tai hại. Vì có thể, vô tình bạn đã tiết lộ bí mật thương nghiệp cho công ty đối thủ. Do đó, để tránh những “hành vi vô ý” này xảy ra, bạn nên “tậu ngay” một chiếc máy hủy tài liệu. Biến mọi loại giấy tờ thành mảnh vụn và không có khả năng phục chế chính là chức năng hoàn mỹ của máy hủy giấy. Điều này, giúp bảo mật tuyệt đối chi tiết nội dung và thông tin trên tại liệu của doanh nghiệp bạn không bị “đọc trộm hoặc đánh cắp”.
Bảo mật thông tin là ưu điểm hàng đầu của máy hủy tài liệu
Không chỉ riêng đối với các doanh nghiệp, máy hủy tài liệu cũng giúp ích rất nhiều trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Ví dụ: bạn có bộ hồ sơ bao gồm thông tin, hình ảnh cá nhân nhưng không còn dùng đến. Lúc này, việc bỏ bộ tài liệu vào thùng rác không phải là giải pháp tối ưu. Vì kẻ xấu có thể “nhặt được” và sử dụng thông tin của bạn để làm những việc trái pháp luật. Tuy nhiên, giữ bộ tài liệu lại cũng không biết dùng vào việc gì. Thì sự xuất hiện của máy hủy tài liệu sẽ là “vị cứu tinh dành cho bạn”. Chính vì vậy, dù là doanh nghiệp hay một cá nhân cụ thể, cũng nên sở hữu thiết bị văn phòng “thần thánh” này.
b. Mang đến sự ngăn nắp và gọn gàng cho văn phòng
Việc tiềm kiếm và lưu trữ sẽ gặp rất nhiều khó khăn, nếu văn phòng có quá nhiều tài liệu không cần thiết xuất hiện. Để giảm bớt những rắc rối đó, bạn nên phân loại giấy tờ cần lưu trữ và cần tiêu hủy. Đối với những tài liệu không còn sử dụng, bạn sắp xếp thành “chồng” và nhanh chóng tiêu hủy bằng thiết bị hủy giấy. Như vậy, văn phòng của bạn sẽ gọn gàng, ngăn nắp và có thêm nhiều khoảng trống để lưu trữ tài liệu.
c. Giảm thiểu chi phí mua thùng rác và đổ rác
Để tiết kiệm thời gian bỏ rác trong ngày, tại mỗi chỗ ngồi của nhân viên đều có túi đựng rác cá nhân. Không phải vì nhân viên ăn vặt nhiều, mà là vì có quá nhiều giấy tờ cần phải bỏ đi. Bên cạnh đó, mỗi lần “vứt” tài liệu, các sắp giấy đều rất lộn xộn và tốn diện tích. Để hạn chế tình trạng này, mỗi văn phòng nên có một chiếc máy hủy tài liệu. Như vậy, số tài liệu “như núi” sẽ được cắt nhuyễn và nằm gọn trong thùng rác. Lợi thế của việc hủy giấy là tiết kiệm chi phí mua thùng rác và tiết kiệm thời gian nhân viên đi “vứt rác” nhiều lần trong ngày. Từ đó, nhân viên sẽ dồn hết tâm trí vào công việc và có khả năng gia tăng hiệu quả.
Máy hủy tài liệu có khả năng hủy các vật cứng như CD, thẻ nhớ, card…
d. Có khả năng hủy nhiều loại tài liệu khác
Ngoài khả năng hủy giấy, máy hủy tài liệu hiện nay còn được thiết lập hệ thống khe hủy chuyên dụng: Với khả năng hủy mọi loại thẻ cứng như card, CD, thẻ nhớ… Chính vì vậy, việc sở hữu máy hủy đa năng sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong việc lưu trữ tài liệu bằng nhiều hình thức. Tài liệu không cần sử dụng, chỉ cần để vào máy là đã bị hủy thành nhiều mảnh nhỏ và khó phục hồi. Như vậy, sẽ không bị đối thủ “dòm ngó”.
Một số tính năng khác của máy hủy tài liệu:
- Máy hủy giấy cho phép hủy mọi loại tài liệu như giấy cứng, giấy mềm, card, CD, thẻ nhớ…
- Máy có khả năng loại bỏ kim bấm giấy trước khi hủy
- Hủy cùng lúc 5 - 35 tờ/ lần
- Thùng chứa vụ giấy lớn, từ 25-30 lít. Do đó, bạn hoàn toàn có thể yêu tâm sử dụng trong thời gian dài mà không tốn quá nhiều công sức “đổ rác”.
Có nên mua máy hủy tài liệu?
Như vậy, bạn có thể thấy rằng việc hủy tài liệu là rất quan trọng. Đặc biệt là với các loại giấy tờ, hình ảnh nhạy cảm như báo cáo tài chính, thông tin cá nhân, hợp đồng tài chính… Chính vì vậy, mỗi doanh nghiệp nên sở hữu một chiếc máy hủy tài liệu, nhằm bảo vệ thông tin cơ mật của cơ quan, doanh nghiệp.
Trên đây là một số chia sẻ về “máy hủy tài liệu là gì, phân loại máy và lợi ích khi sử dụng máy”. Hy vọng rằng: "Nội dung bài viết sẽ giúp quý bạn đọc có thêm thông tin để giải đáp câu hỏi “có nên mua máy hủy tài liệu”. Cũng như, góp phần mang đến những kiến thức dành cho những ai đang tìm hiểu và muốn mua thiết bị này. Chúc quý bạn đọc tìm được sản phẩm bảo mật thông tin cá nhân, doanh nghiệp phù hợp.